Actualmente un sin numero de normas, legislación y controles internos han generado que las organizaciones reporten una gran cantidad de información en medios físicos como el papel, esto repercute en muchos casos en procesos mas robustos y complejos que se vuelven lentos en su ejecución y generan una cantidad desmedida de papel.
Los retos en estas organizaciones es convertir esa información en ventajas que generen valor al proceso y a la empresa, es ahí donde el papel tiene un costo representativo en el proceso, cuando analizamos el costo de un proceso donde se usa papel no solo debemos ver los costos directos como el papel, la impresora, la tinta entre otros … sino también los indirectos como el mantenimiento de la impresora, el almacenamiento de los documentos que en muchos casos son bodegas, y el procesamiento de los documentos que abarca desde su organización en carpetas y/o folios hasta la transcripción manual de la información, este procesamiento quizá es uno de los costos indirectos mas considerables de los registros en papel.
Con el volumen de documentos que se generan continuamente las organizaciones que no adopten estrategias para manejar esto se van a ver obligadas a contratar mas personas que puedan realizar este procesamiento para poder cumplir con las metas propuestas, sino lo hacen seguramente el volumen de trabajo cause que no se cumplan los compromisos, con las consecuencias que esto puede acarrear.
El calculo de los ahorros de dinero al implementar iniciativas de Cero Papel no son simples, pero se puede hacer un estimado al analizar cuantos documentos en papel generan en un mes, cuanto tiempo debe invertir una (o varios dado el caso) personas para procesarlos, el valor por metro cuadrado para almacenar la información y sobre estos valores calcular un porcentaje adicional de estimado de los valores residuales que no se han tenido en cuenta en el calculo.
Todos estos cálculos sin duda dan cifras tangibles sobre los ahorros, pero sin duda un valor que es muy difícil de medir es la oportunidad de acceso a la información, este valor depende del tipo de información y el valor que significa tenerla en tiempo real.
Sin duda incursionar en los procesos de transformación digital no es una opción sino una necesidad, les recomendamos a las organizaciones ir haciendo estos procesos gradualmente y en caso de requerir ayuda con gusto el equipo de JKTIC SOLUCIONES los puede apoyar en el proceso.
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Por Juan Carlos Devia