La nueva era digital nos permite, entre otras cosas, implementar estrategias de cero papel que incluyen la transformación de muchos documentos que actualmente son diligenciados en formato físico. En esta oportunidad encontramos un documento en especial muy importante para las empresas, pero al mismo tiempo subestimado en las estrategias de cero papel; este documento es el contrato laboral.
El problema que representa tener documentos físicos conlleva a que se pierdan, se dañen por humedad, sufren por la incidencia de luz, se amarillentan, pueden perder tinta, se resquebrajan, ocupan mucho espacio, entre otros tantos inconvenientes que se pueden reflejar los contratos laborales en físico, haciendo que pierdan confiabilidad y seguridad de la información además que se maximicen los costos que tiene la compañía.
A pesar de la normatividad que apoya la firma electrónica, aun hay muchas empresas que continúan gestionando la firma de sus contratos laborales en papel, sin embargo, el ministerio de trabajo confirma que los contratos laborales se pueden realizar a través de documentos digitales con firma electrónica sin incumplir con lo dispuesto en la ley laboral; esto nos da vía libre para disponer de herramientas digitales para la gestión de cualquier tipo de contrato teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- El numeral 3 del articulo 2.2.2.47.1, del decreto 1074 de 2015 aclara que una firma electrónica consiste en «métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma.”
- Según el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, los requisitos de la firma electrónica son satisfechos si se ha utilizado un método que permita identificar a los actores del contrato indicando que el contenido cuenta con su aprobación; además el método para recolectar y almacenar la firma electrónica debe ser tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el contrato fue generado.
- Adicionalmente, en Colombia existen normas que regulan la firma electrónica y nos guían en su implementación, por ejemplo:
- Ley 527 de 1999
- Ley 1564 de 2012
- Decreto 1074 de 2015
- El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
- Es única a la persona que la usa
- Es susceptible de ser verificada
- Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa
- Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada
- Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
Como podemos ver, la firma electrónica ha sido reglamentada desde hace más de 20 años y su regulación ha sido constante de forma que las empresas puedan implementar, por ejemplo, contratos laborales electrónicos, obteniendo, además, los siguientes beneficios:
- Disminución de costos en papel
- Disminución de costos en Impresiones y mantenimientos
- Disminución de costos por bodegaje
- El almacenaje de documentos no requiere uso de espacios físicos
- Confiabilidad de la información
- Seguridad de la información
- Accesibilidad de la información
- Cuidado del ambiente
- Entre otras cosas
Gracias a JKTIC Soluciones a través de uso de las herramientas digitales como es Condor Suite, podemos simplificar este tipo de documento digital con el uso de plantillas personalizadas dependiendo de la necesidad del empleador generando la facilidad de tener todo registro en solo minutos y con cero papel.
Cuidemos nuestro planeta ahora, para que nuestros descendientes disfruten de él por mucho más tiempo.
Referencias:
• https://actualicese.com/contratos-de-trabajo-podran-celebrarse-a-traves-de-firma-electronica/
• https://imgcdn.larepublica.co/cms/2018/12/05102553/Circular-firma-electro%CC%81nica-del-contrato-de-trabajo.pdf
Si quieres estar enterado de información relacionada al tema de Cero Papel puedes suscribirte en nuestro Newsletter [ Suscribirse ]